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Assegurar a continuidade do tesouro durante o confinamento da Covid-19: o papel do Sistema Integrado de Informação sobre a Gestão Financeira do Ruanda (IFMIS)

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Foto cortesia: MPR News

No dia 22 de Março de 2020, o Ruanda foi o primeiro país de África subsariana a introduzir o confinamento nacional, tendo todos os trabalhadores dos sectores público e privado recebido instruções para permanecerem em casa. No webinar da CABRI a 2 de Julho sobre Sistemas de informação durante uma crise: Equilibrando a flexibilidade e a responsabilização, o Sr. Placide Mukwende explicou como o Governo do Ruanda garantiu a continuidade das operações e os serviços regulares e de emergência ao cumprir com as regras de distanciamento físico.

O Ruanda destaca-se como líder mundial no que respeita à utilização de tecnologia para combater a Covid-19 – recorreu a robots humanóides para acompanhar os sinais vitais, impor o uso de máscaras, e fazer a distribuição de refeições, água e medicamentos pelas enfermarias, e tem utilizado drones para distribuir informação relacionada com a pandemia às comunidades. Não admira, portanto, que o Ministério das Finanças e do Planeamento Económico tenha optado por uma solução digital, designadamente o seu Sistema Integrado de Informação sobre a Gestão Financeira (IFMIS), para reduzir as disrupções na prestação de serviços e assegurar a continuidade das actividades.

Quando a pandemia atingiu o Ruanda, o tesouro reconheceu o risco de contágio que apresentava a troca física de notas, pelo que os processos de pagamento foram agilizados e digitalizados. O Sr. Mukwende referiu a três factores foram cruciais para assegurar a continuidade das actividades do tesouro no Ruanda: (i) conectividade pela internet; (ii) existência de um IFMIS bem desenvolvido, abrangendo todo o ciclo de GFP e todas as agências de despesa, excepto as entidades do Estado; e, à semelhança de qualquer projecto de reforma da GFP, a vontade política.

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Uma impressionante rede de fibra óptica de 3000 km com 4G LTE cobre o território do Ruanda de 26 000 km2. Isto, conjugado a uma penetração de telefonia móvel de 73%, proporciona conectividade por internet a 95% dos 12 milhões de cidadãos no país. Isto permite que todos os distritos e sectores responsáveis pela prestação de serviços sejam incluídos no IFMIS baseado na Web, assegurando assim a plena digitalização dos pagamentos.

Antes do surto da Covid-19, os pagamentos eram preparados no IFMIS e os pagamentos e documentos de apoio eram impressos, assinados e carimbados pelo Director do Orçamento e Chefe de Finanças na respectiva instituição. Os documentos eram então entregues no tesouro nacional, que conferia e aprovava o pagamento e os documentos de apoio no sistema, antes de enviar para o banco nacional para pagamento. A Lei da Gestão das Finanças Públicas (PFMA, na sigla inglesa) previa já a plena digitalização do processo de pagamento, pelo que o tesouro optou por eliminar a troca física de documentos ao solicitar que as instituições digitalizassem e introduzissem os pagamentos e os documentos de apoio no IFMIS. A decisão de enveredar pela solução digital foi implementada no espaço de duas semanas, o que, de acordo com o Sr. Mukwende foi possibilitado pelo facto de o IFMIS do Ruanda ter sido desenvolvido no próprio país e devido à disponibilidade de peritos locais em condições de modificar o sistema rápida e apropriadamente.

Agora, as entidades podem preparar os pagamentos e carregar os documentos de apoio no IFMIS. O chefe de finanças e o director do orçamento aprovam no IFMIS e a aprovação é enviada electronicamente para o tesouro para aprovação e pagamento pelo Banco Central do Ruanda. Isto tem agilizado o processamento das facturas e os pagamentos, cuja eficiência foi reforçada pela integração do IFMIS nos serviços digitais do Banco Central do Ruanda. Isto assegura que os prestadores de serviço sejam pagos com rapidez - aliás recebem o pagamento dentro de 10 minutos de o pagamento ser processado, e o governo não sofre contas em atraso. Esta modificação foi introduzida no sistema em resposta à Covid-19 mas será mantida e permitirá melhorar a eficiência doravante. O Ministério das Finanças também pretende eliminar a necessidade de digitalizar os documentos ao introduzir a assinatura digital, o que comprovadamente funciona bem no sistema de e-aquisições.

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A transparência e a responsabilização, são preocupações importantes para muitos países ao evitar os processos normais de aquisições com o intuito de providenciar serviços de emergência durante a pandemia, têm sido asseguradas em grande medida pelo facto de quase todo o ciclo de GFP estar integrado no IFMIS. Os planos das agências de implementação são preparados em linha (excepto as consultas de planeamento com os cidadãos, que continuam offline). As propostas orçamentais são enviadas pelo IFMIS com base nos limiares indicados pelo Ministério das Finanças. Uma vez aprovado pelo parlamento, o orçamento é enviado pelo IFMIS para o sistema de e-aquisições. Uma vez concluída a aquisição, o contrato assinado digitalmente é enviado para o IFMIS, onde o montante é comprometido e o plano de caixa é completado. A função de e-aquisições (Umucyo) contém todos os concurso públicos, estando aberto a propostas de fornecedores de todo o mundo. Uma vez que os serviços de receitas também são digitais e integrados com o IFMIS, a agência responsável pela aquisição confirma com a entidade tributária se o fornecedor é legítimo, mais uma confirmação para efeitos da prestação de contas (contudo, em relação aos fornecedores estrangeiros, o governo deve confiar nos documentos apresentados pelos fornecedores durante a e-aquisição).

“O IFMIS promove a transparência e a responsabilização ao agilizar tanto os controlos dos sistemas como os controlos humanos. Todos podem ver o que se passa e tudo é feito em linha: os fornecedores podem ver como o orçamento é gasto pelos serviços de e-aquisições, e as instituições podem monitorizar como o Tesouro está a fazer os pagamentos pois partilham o mesmo sistema”. – Sr. Placide Mukwende (Coordenador do IFMIS, Ministério das Finanças e Planeamento Económico, Ruanda)

Por último, o Sr. Mukwende lembrou-nos que, durante todo o processo de concepção e implementação do IFMIS e digitalização durante a pandemia, a vontade política tem sido imprescindível e sem ela teria sido impossível convencer todos os directores dos ministérios a apresentar as suas credenciais ao IFMIS e assim permitir a digitalização dos pagamentos. Um forte empenho para com a resiliência do sistema também levou o tesouro a introduzir fortes medidas de recuperação de dados em caso de desastres, como um centro nacional de dados em tecnologia de nuvem e outro centro de back-up no Ministério das Finanças. Isto assegurou que, embora tivesse sofrido um aumento de ataques cibernéticos durante o confinamento, o ministério pôde continuar a funcionar sem impedimentos.

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